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美国司法部
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收件人:所有联邦机构的主要《信息自由法》行政和法律联系人
发件人:Richard L. Huff
主题:司法部长关于信息自由的备忘录
随函附上司法部长珍妮特·雷诺致所有联邦部门和机构负责人关于《信息自由法》的备忘录副本及附件。司法部长雷诺要求我们在今天便利将这份备忘录分发给其所有机构负责人，我们已经这样做了。与此同时，我们也在向所有联邦机构的主要《信息自由法》联络人传播。
你们将注意到，总检察长雷诺的备忘录提到并附属于她和克林顿总统于1993年10月发布的《信息自由法备忘录》，重申了他们当时制定的《信息自由法原则》和《信息自由法诉讼标准》。最重要的是，司法部长雷诺在1999年9月的备忘录是以她去年在我们主要的《信息自由法》培训会上出席的数百名《信息自由法》工作人员为基础的，她强烈支持——并敦促所有机构负责人反过来支持——行政部门所有《信息自由法》官员的努力。特别地，本备忘录的后两页旨在加强司法部长对信息自由法官员工作的个人鼓励，并最大限度地加强他们从其机构内其他人那里获得的合作。令我们特别高兴的是，司法部长雷诺已经正式要求你们所有机构的负责人尽其所能支持你们的努力，尤其是你们与你们机构的信息资源管理(IRM)人员的协调努力。
1999年9月的司法部长《信息自由法》备忘录，连同1993年10月的两份《信息自由法》备忘录副本，应由你的机构主管在你的机构内广泛传阅。此外，我们鼓励您在可用于支持您工作的任何地方使用信息技术，例如，在您管理《信息自由法》的日常工作中，在自由信息自由披露和根据《信息自由法》以电子方式提供信息方面获得合作。我们还建议你继续使用去年涉及司法部长的政府范围内的培训录像，这是我们去年年底分发的，用于内部信息自由法培训的目的。在这方面，请注意，作为向新出版周期过渡的一部分《信息自由法指南》和《隐私法概述》明年将在明年发表在5月,这样一个政府范围训练(我们将分配一个“前置”的副本2000年5月《信息自由法》指导)现在定于6月15日举行的2000年,结合新的出版物的过程。
最后，我们想提醒所有机构，电子信息自由法案修正案的最终实施截止日期是1996年，Pub。L. 104-231号将于今年年底完工。具体地说，所有机构都必须在1999年12月31日之前，将其"经常被要求"的《信息自由法》记录的索引以电子方式提供，这意味着可以在其万维网上的《信息自由法》网站上方便地查阅这些记录。看到552(a)(2)(E)(修订)。我们建议您密切关注这一法定义务，并建议司法部长雷诺于1999年9月发布的《信息自由法备忘录》应有助于促进贵机构IRM人员的必要合作，及时有效地履行这一义务。
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总检察长办公室
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部门及机构首长备忘录
出自:司法部长
主题:信息自由法案
1993年10月4日，克林顿总统发布了《信息自由法》(FOIA)政策备忘录(附件1)，在该政策备忘录中，他呼吁所有联邦部门和机构重申对《信息自由法》的承诺，重申其有关政府公开的基本原则，以及对其健全管理的承诺。现在是所有机构重新审视其对该法案的管理、减少积压的《信息自由法》申请、并使机构惯例符合司法部长发布的新诉讼指导(见附件)的恰当时机。(附件2)
总统指出，《信息自由法》的颁布是基于这样一个基本原则，即知情的公民对民主进程至关重要，美国人民对政府了解得越多，他们就会得到更好的治理。政府的公开对问责制至关重要，《信息自由法》已成为这一过程的一个组成部分。
他指示联邦部门和机构应该以客户友好的方式处理信息请求。普通公民使用《信息自由法》并不复杂，也不应该复杂。不必要的官僚障碍的存在在其执行中没有任何地位。
超过5年之后,我认为我们都应该采取新鲜再次看我们每一个部门或机构的方式是实施《信息自由法》,确保我们所做的一切可能促进开放政府和回应公民的请求信息以友好的方式。
我曾有机会向几乎所有联邦部门和机构的《信息自由法》官员发表讲话。我对他们为适当执行《信息自由法》所作的奉献和承诺印象深刻。然而，仍有工作要做，我们必须以一切可能的方式支持他们对这一规约的日常管理。信息自由法官员必须日益依赖在机构活动的其他领域负有主要责任的机构人员的合作。没有所属机构其他人的支持和及时协助，《信息自由法》人员就无法按照本届政府奉行的“政府内部公开”和“顾客服务”的原则，为申领《信息自由法》的人士提供尽可能最佳的服务。
我们都应该强调所有雇员支持《信息自由法》程序的重要性，并明确表示政府对《信息自由法》官员所做工作的支持。
我想提请您注意信息自由法管理中两个非常重要的领域，这需要所有机构人员的支持:
•可自由支配的披露。1993年为《信息自由法》确立的一个主要政策目标是"最大限度地负责地披露政府信息"。(See Attachment 2, FOIA litigation guidance dated October 4, 1993.) This objective is best served when agencies apply a "foreseeable harm" standard in their FOIA decision making and consider whether they can make a discretionary disclosure of a requested record or portion of a record even though it falls within one of the Act's exemptions. In short, information should be withheld from a FOIA requester only when it is not possible for an agency to disclose it as a matter of administrative discretion.
作为一个实际问题，这一政策的实施需要情报机构的信息自由官员与情报机构的信息自由请求所要求的记录保管机构之间的密切合作。这些机构的雇员主要关心他们自己的机构项目和机构利益，这是可以理解的。他们必须了解本届政府的政府内部开放政策，并意识到这一政策的重要性。最重要的是，他们必须对自由披露信息的可能性持开放态度，以回应《信息自由法》的要求，并与该机构的《信息自由法》官员合作。这种在所有机构雇员中广泛的认识和接受是机构信息自由法项目成功的关键。
•信息资源管理(IRM)相关活动。与此类似，但比较新类型的合作是一个机构的信息自由法官员和其IRM人员之间的必要。两年前，1996年的信息法案修正案的自由电子（电子信息自由法修正案），酒吧。L.号104-231，放置额外的义务上机构相对于保持在电子形式的信息。根据电子信息自由法修正案，例如，机构现在都需要做出“合理的努力”来搜索，并根据要求生产各种电子形式或格式记录，往往需要复杂的计算机专业知识。
最重要的是，《电子信息自由法修正案》还要求各机构维持“电子阅览室”，并在万维网上向公众提供越来越多的信息。在过去两年中，这些修正案促进了机构为实现《信息自由法》目的而开发的网站，而机构的《信息自由法》网站已成为履行其《信息自由法》义务的重要手段。这就要求一个机构的信息自由法官员和信息信息管理人员以一种新的伙伴关系和牢固的制度联系一起工作，以通过电子手段实现有效的信息披露。通过机构在万维网上的《信息自由法》网站，促进信息的迅速和准确披露，这应该是每个机构内部信息管理人员的主要任务。这种援助现在对该法案的充分和适当的执行是至关重要的。
我希望你们在部门或机构内尽一切努力，促进信息自由法官员和机构内部信息管理人员之间的这种新的工作关系，并促进所有机构人员继续致力于政府的公开。因此，我要求你在你的部门或机构中广泛分发本备忘录及其附件，并特别注意分发给所有机构IRM人员。