未分类 本报告仅供国务院或直接从监察长办公室收到副本的任何机构或组织正式使用。未经监察长事先授权，它们或其他机构或组织不得在国务院以外全部或部分进行二次分发。根据美国法典5 U.S.C. 552，该文件的公开可用性将由监察长决定。美国国务院
监察长办公室安全与情报监督审计报告
解密国家部门秘密
SIO / 50 - 981998年9月
重要通知
美国国务院
美国军备控制和裁军机构
美国新闻署
广播理事会监察长
前言 本报告由监察长办公室履行1978年督察总裁的职责，1980年外交服务法案，1987年的军备控制和裁军修正法和离开of State and Related Agencies Appropriations Act, FY 1996. It is one of a series of audit, inspection, investigative, and special reports issued by my office as part of our continuing efforts to promote positive change in the U.S Department of State, the U.S. Arms Control and Disarmament Agency, and the U.S. Information Agency, including the Broadcasting Board of Governors, and to identify and prevent waste, fraud, abuse, and mismanagement.本报告是仔细评估所审查的员额、办事处或职能的优点和缺点的结果。它大量引用了对认知机构和机构雇员的访谈，并反映了对相关文件的广泛研究。
报告中所载的建议是在监察长办公室所掌握的最佳知识的基础上拟订的，并已同负责执行这些建议的各办事处进行了初步讨论。我们希望，这些建议将导致更有效和有效率的行动。
我想对本报告所述审查中的所有雇员和其他人的员工和其他人表示赞赏。
Jaquelyn L. Williams-Bridgers
督察长
应国会议员大卫·斯卡格斯(David E. Skaggs)的要求，监察长办公室(OIG)审计了国务院对第12958号行政命令“国家安全机密信息”(1995年4月17日)部分内容的执行情况。该命令标志着联邦政府出于国家安全原因识别和隐瞒信息的方式发生了重大改变。该命令大大降低了政府开展业务的保密级别。报告保护和减少政府机密委员会（在莫伊尼汉委员会）于1997年3月3日，也建议更加开放在后冷战时代，通过检修的分类和人员保障系统，以提高其政府公信力。 督察办公室
安全和情报监督办公室解密国家部门秘密
执行概要
订单的中央部分要求25岁或以上的所有分类文件（最高秘密级别）的自动解放。几乎所有保留25年或更长时间的文件都被认为是历史意义。他们分类控股的机构审查至关重要，因为订单说明了这一点所有历史分类信息将自动解密记录是否已审核到2000年4月17日（签署订单后5年）。代理商可以从信息安全监督办公室（ISOO）豁免他们认为特别敏感的大型记录（称为文件系列），或者代理商可以识别应纳入分类以保护国家安全的特定文件。该部门要求豁免仅为其历史文件的两个档案系列。
OIG已完成其对该部门的审计的审计。该部门以示范方式实施了其解密方案，并正在符合订单确定的截止日期的目标。
该部门宣布迄今为止审查了大约9770％的4870万页。尚未被解密的3％（150万）大多是那些参考中央智能局（CIA）股票的文件。只有0.6％的审查文件豁免拒绝，而2.1％被提交CIA，0.3％被提交给其他机构。提交文件，因为其他机构可以考虑文件所载的信息需要继续保护。按照订单，部门审稿人自动将这些文件转到受影响的机构。我们被州和中央情报局官员告诉代理机构尚未开始审查这些文件，因为由于优先级工作，中央情报局刚刚开始识别其分类持有国家部门股市的文件，因此尚未审查这些文件。该部门难以确定其解密工作量。
重要发现
该部门通常由ISO和ISOO等认知机构审议国务院外交文件咨询委员会(历史咨询委员会[HAC])被认为拥有联邦政府中最好的——如果不是最好的——解密项目之一。ISOO负责监管政府和行业的安全分类项目，并每年向总统报告其状况，ReportsReports他们在1997年给国务卿的报告中说，“国务院已经建立了一个非常成功的项目，以实施E.O. 12958的自动解密条款。”他们[部门]的努力应受到表扬。除了鼓励他们坚持做好工作外，我们没有具体的建议。”HAC审查记录，向国务院提出建议，并就美国重大外交政策决定和重大外交活动的官方记录历史记录向国务卿提出建议。政府。HAC在其1997年的报告中表示，“国务院已经为档案记录的系统解密审查设定了一个标准，这是迄今为止政府中最好的。”海关的表现显示，市民可索取该命令的解密规定。
虽然该部门一直是政府努力的领导者，但该OIG审查确定了以更经济和高效的方式执行订单的机会。特别是OIG发现以下内容：
国际调查小组建议主管管理事务的副部长使用过多的外交事务官员，以减少该部使用退休退休人员作为解密者的依赖。
- 自该命令(1995年4月)生效以来，海关已投入约500万美元实施解密计划，预计到2000财政年度，还需投入400万美元执行该命令。此后，每年将需要大约100万美元，用于审查已存在25年的机密文件或从其他机构提交给国务院的机密文件。到目前为止，大部分费用都是支付给进行解密审查的退休人员的工资。调查团确定，可指派超额补足的外交事务官员执行这一职能，减少雇用承包商(见第5页)，结果到2000年可节省多达350万美元，以后还可节省更多，这取决于使用超额补足的雇员人数。
调查小组建议主管管理事务的副部长与中央情报局高级管理层协调，协助解密涉及中情局短语和首字母缩写的文件。
- OIG问题需要继续分类大约有一半的部门记录（约合500,000页）。提到了文件，因为“受控美国来源”短语或“CAS”缩写在文件中。根据中央情报指南，使用“CAS”的使用是可释放的，但它没有与特定的海外位置，运营，活动或个人联系;可以承认在特定的外国在规定和有限的时期内的CIA存在存在的事实，但额外的细节仍然是大多数分类。所有此类参考文献的释放需要特定于CIA的批准。该部门的历史咨询委员会向国务卿报告说，在历史部门文件中提出的此类参考资料通常是无害的。与委员会的发现同意（见第7页）。
调查小组建议主管管理事务副部长重新评估该部的解密准则及其适用，以促进敏感性有问题的文件的解密。
- 在被审查员豁免的0.6%的国务院文件(约30万页)中，OIG对一些文件提出了质疑。该部门有详细的指南，供审查员在做出解密决定时使用。在某些情况下，指导是针对国家的。虽然该部审查员遵守了指导意见，但调查团质疑审查员对指导意见的某些应用与该命令不一致。一些记录免于解密，因为它们提到了与某些国家的军事关系，这些关系可能被普遍理解，但没有得到美国或外国政府的正式承认，或者美国官方承认存在情报机构，但间接提及此类活动的文件除外。在OIG看来，这种豁免是无效的。OIG认识到，有些敏感文件如果被公开和广泛传播，可能会对生命、情报来源和与其他国家的关系构成威胁，但我们发现很少有令人信服的例子(见第8页)。
机构的评论这些调查结果与来自部门管理局局，信息资源管理方案和服务办公室的官员讨论过。本局的书面评论包括在本报告中（见附录B）。局局虽然没有明确地不同意他们，但主席团对我们的三项建议进行了一些例外。OIG地址报告的相应部分中的每个注释。
执行概要 督察办公室
安全和情报监督办公室解密国家部门秘密
表的内容
一个，目标，范围和方法
2背景
3结论和建议
答:国防部的解密项目
B.豁免从拒绝和推荐给其他机构
附录a:解密豁免类别
附录B：机构评论
这次审计的目的是确定国务院是否按照国会议员Skaggs的要求，遵守EO 12958(1995年4月)的规定，自动解密25年以上的机密文件。国会议员还对OIG感兴趣的是:1)国防部最初是否减少了保密决定，减少了机密文件的数量;2)执行该命令是否会大幅节省开支。调查小组尚未开始审查这些其他问题。乐动冠军我们还试图确定解密计划是否以一种经济和有效的方式运行。我们采访了来自美国国务院行政管理局(A)、人事局(PER)和公共事务局(PA)的官员。我们还采访了国家档案和记录管理局(NARA)的官员，秘书的历史咨询委员会(HAC)，以及资讯安全监察办公室(ISOO)。我们审查了相关法规、项目指导和财务数据。 一个，目标，范围和方法
为了确定豁免和转介的适当性，OIG审查63分部门的记录，从解密豁免或转交其他机构进行解密评审。我们没有审查已被解密，因为审计的重点是确定的豁免记录恰当的记录。进行我们的记录的审查，获得的豁免，并提到记录的例子，不开发的约150万条记录已经被豁免或转交其他机构有效的统计表示。OIG审查记录，并采访了该部的记录服务中心（RSC）在纽因顿，弗吉尼亚州和奈良学院公园，马里兰declassifiers。记录随机抽取的覆盖不同的历史时期，地理位置，以及主题文件框中选择。例如，1950年我们通过位于奈良1954年，并从各种任务，如驻马德里1968年或驻柏林1969-70赛季，这是位于RSC记录盒拉我们的例子中，从记录盒从年。除了55分随机选择的记录，declassifiers因危害国家安全，如果发布了将随之而来提供OIG有8条记录自己选择了他们认为明确要求继续分类。审计现场工作是在华盛顿进行，一月和1998年6月间审计工作是按照一般公认的政府审计标准进行。OIG的工作人员进行审核是詹姆斯·马蒂诺（审计经理），托马斯Hoots，和安法眼。
1995年4月，克林顿总统签署了第12958号行政命令，规定超过25年的记录将推定在2000年4月17日之前解密，除非有机构根据该命令提供的豁免采取行动对其保密。在该命令之前，没有对旧信息自动解密的要求。受该命令管辖的记录是那些被指定为“机密”、“秘密”或“绝密”级别的国家安全信息。该命令承认，确实有一些记录出于国家安全原因不应公布，应予以适当保护。该部的信息资源项目和服务记录和出版服务办公室(A/RPS/IPS)负责根据该命令的要求审查和解密该部的记录。 2背景
该命令的指定意图是，它应该导致大规模的解放不依赖于个人的可用性，进行逐行评论。订单试图避免这样的过程。但是，一些机构仍然需要做那种细致和耗时的审查和减少对被视为解冻的信息过于敏感的信息。其他机构已成功使用高容量采样技术来识别最敏感的材料，然后在散装中解密大量材料。该部门使用混合方法，其中审稿人处理每件历史物质，但不读每一行。该部门选择采取“通过/失败”方法，其中文件总共释放或豁免完全拒绝。该部门估计，截至1998年6月，截至1998年6月，截至2000年截止日期，约为4870万页。
目前大约有100,000,000页的永久性，分类信息（包括那些25岁及以上）最终会受到解密（基于关于文件控股的假设的OIG估计。官员表示典型的分类文件平均为三页文本。）。OIG估计，超过90％的分类文件来自原始分类决策，或者只是分类文件的副本。因此，通过反复审查可能先前已被解密的文件副本，拆卸者受到负担。以下图表描绘了该部门的分类纸张持有人及其1998年4月的地点。
DEPARTMENT恒牙位置进行分类HOLDINGS1 位置页面（百万）中央文件217.3海外职位（每年）4.3总部办事处2.6记录服务中心3.32.0华盛顿国家纪录中心4.42.0总98.2________________________
OIG估计，新闻部每年产生大约700万页的历史记录，仅占每年产生的估计2.3亿页的新闻部文件的3%。美国档案管理员与各机构协商，批准必须保存的一系列档案的时间表。一旦历史文件超过30年，就必须从各个原始机构转移到国家情报院。国务院永久性历史文件的主要类型包括美国代表团主要官员和副主要官员以及各职位的政治和经济部门的所有记录;以及国务卿和助理国务卿办公室的记录。解密者估计，国务院大约75%的历史记录是保密的。
1.这些数字是OIG根据该部对记录持有的评估计算出的估计数。这些数字只是说明部门分类记录的数量。这些估计没有考虑到较小的记录文件的某些安全和情报文件和电子邮件数据库不包含25年的信息，但最终将包含历史记录。
2.中央档案是一个电子数据库，保存在部门总部的电缆流量等记录。
3.档案服务中心是司法部位于弗吉尼亚州纽ington的仓库设施，用于储存退役档案，包括那些最终将被销毁的档案和那些将作为历史文件保存的档案。
4.华盛顿国家档案中心是国家档案局在马里兰州Suitland的一个设施，用来储存部门的退休记录，包括签证和护照档案，以及最终将成为国家档案馆财产的记录。该部的正式记录(包括机密和非机密)储存预定的一段时间，然后根据该部的记录处置时间表销毁或永久保存。例如，一些安全记录在1年后被销毁，财务记录在3年后被销毁，护照记录保存了100年。
被美国国家档案馆认定为具有历史意义的文件类别，必须在30年的历史档案保存后，由原始机关移交给国家档案记录管理局(NARA)。
该命令并未授权NARA在未经其他机构事先同意的情况下解密其创建的信息。此外，该部还有数千份由其他机构提出的文件或载有其他机构有权益的资料。在这种情况下，有关机构必须通知原始机构，并寻求有关处理和处置这些机密记录的指示。
处理带有其他机构股权的文件的程序很繁琐。文件必须有标记、复印、包装和安全运输;每一个包含另一个机构的权益的记录都要重复这种做法，而且在许多情况下，这些记录包含多个机构的权益。使问题更加复杂的是，没有规定机构必须对这种推荐作出答复的最后期限，导致在完成审查和向公众公布资料之前出现长时间的拖延。
国会正在考虑立法(1997年《政府保密法》，S.712和H.R. 1546)，为保密和解密建立一个法定方案。实际上，这项立法将用一个为国会提供更大监督的法定结构取代目前的总统行政命令。简而言之，拟议中的立法将通过限制机密信息的来源、对其持续时间进行更严格的限制以及加速解密过程来减少机密信息的数量。
拟议中的立法将建立一个国家解密中心，通过提供一个更大的监督和协调机构解密工作的正式机制，促进文件的解密。这样一个中心的作用可以包括建议机构进行跨部门审查，建立和维护一个政府范围的解密数据库，这是该命令所要求的。
答:国防部的解密项目 3结论和建议
成本对员工的部门的解密程序大于所需。该部依靠使用退休年金竟然有overcomplement外交人员可用在任何可能降低操作该程序所需要的资金支付额外费用。自1995年以来该部已花费了大约$ 500万，估计另外4.0亿$将通过2000使用退休人员是必要的。此外，一旦该部已达到declassifying记录25岁或以上的目标，该部将通过订单须每年撤销密级记载，成为25岁。根据工作量的估计和目前的费用，监察长办公室估计，这将耗资百万，每年估计$ 1
该部主要利用前高级外交官员审查其解密记录。使用高级人员的理由是，解密工作需要大量的外交和外交知识，才能做出明智的判断。
截至1998年6月，该部已审查了由该部保管的4070万页文件中的大约3500万页(86%)。其余570万页需要在2000年以前审查。此外，国家档案馆、总统图书馆和国会图书馆等其他机构也有2090万页的记录受到该命令的约束;其中约有1370万页已由该部或使用该部指导方针的机构审查。剩下的720万页需要在2000年之前审查。
此外，其他机构也将涉及国务院股权的文件提交给国务院进行审查。然而，其他机构，特别是中央情报局，只向该部提供了少量的介绍信。国务院官员告诉我们，截至1998年6月，他们已经收到了大约1.2万份文件，但预计在中央情报局的记录中，国务院的股份要多得多。中央情报局刚刚开始审查其历史记录，目前还不清楚有多少文件可能会提交给该部门，但数量可能非常大。如果该部在截止日期前收到大量推荐信，离职人员可能无法在截止日期前审查这些推荐信，文件将自动解密。
逾期外国服务官员（没有分配职位的官员）可获得并有资格进行录取审查。过度补偿官员通常由人员局向不同的局员分配，以暂时在项目中暂时努力，直到重新分配永久职位。OIG推荐和人员局同意为该部门的裁员计划分配逾期奖励。OIG获悉，在平均水平上有10名高级外国服务官员（大使和代表团副主任）在任何时候可用，在任何时候可用，直到永久分配临时项目。但是，有很多时间过度互补的人员仍未分配给永久性职位。一些人员一年内仍然未分配。还有其他贷款人员，虽然他们没有大使或使命副主任的级别，所以有资格作为解放审查员。
机构的评论
新闻部表示，它将很高兴与人事局密切合作，以确定适合和真正承担为期一年的解密审查任务的官员，一年的承诺是必不可少的。新闻部还表示，审查员通常要经过两个月的在职培训才能达到标准。新闻部对过度补充的外交事务官员可被用作解密者表示保留，因为这项任务不被视为增进职业发展。
OIG再次交换，如果员工在职业角度来看，员工仍然无法被视为非常可取的作业。OIG结束，人员局商定，持续互补人员，直到确定常设任务。
OIG不同意两个月的培训时间是必要的,或者至少一年的承诺是至关重要的部门的三年经验自动解密导致只有百分之十三的延迟率和OIG发现几乎没有证据证明这些文件对美国安全构成威胁,如果释放。因此，不管任何审查人员的经验和培训如何，文档被不当发布的潜在危险是可以忽略不计的。此外，新闻部还提供了详细的指导，供解密者在出现问题时参考。可以实现的成本避免应该超过使用过度自满的临时官员可能造成的生产力损失。
结论和推荐
本署已有效执行该命令的解密规定，并应于二零零零年截止日期前完成检讨。到目前为止，还不清楚机构推荐会对工作量产生什么影响。使用冗余人员代替退休人员作为解密者，将以大大降低成本的方式为解密计划提供资源。如果只指派现役人员担任解密者，到2000年可节省至多350万美元，此后每年可节省至多100万美元。
我们建议管理事务副秘书长:
1.使用超额补充的外交服务官员，以减少国务院使用退休退休人员作为解密者。
B.部门豁免解密及转介给其他部门。机构
司法部已经公布了绝大多数历史上的机密档案，但OIG认为，还有更多的档案可能被解密。OIG得出的结论是，大约一半的中情局文件可以例行解密，而一些被国务院豁免的文件如果被公布，并不会对国家安全构成明显的威胁。这些文件被豁免或提交，因为部门和中央情报局的解密指南的应用不允许他们解密。
该部已公开了大约4870万页具有历史意义的信息中的97%。这些记录全部发布，没有对其内容进行编辑。从比例上看，国务院免于解密或提交给其他机构的记录数量相当少，大约只有150万页，但这说明了国务院工作的保密性质，因为相关主题被视为需要继续保护，以免公开披露，虽然已经超过25岁了。
OIG对63份豁免文件和参考文件的审查表明，情报界倾向于抵制广泛解密，因为他们认为，即使是以前通过非机密来源承认或普遍知道的信息，可能对那些意图对抗美国情报行动或阻止美国情报行动的对手是有用的未来业务合作。
对豁免和提及的文件进行仔细分析对该部制订分类指南可能是有用的。新闻部制定并实施了广泛的解密指南，但没有制定有助于对资料进行适当和统一的衍生分类的指南。虽然不是本次审查的主题，但该命令(第2.3节)要求建立分类指南。
审查案例逐案的文件，以评估可能会出现的伤害，如果释放不是一个精确的科学，并且在很大程度上取决于个人审查员对对主题敏感性的指导和感知的解释。概念上，订单承认，有明确的秘密必须在一个很长的时间内保持，但豁免类别（见附录A）需要解释。也许最引人注目的原因不与保护个人的名称 - 我们都有。公民和外国国民 - 如果与美国官员的协会的性质众所周知，他们的生活将受到威胁;或释放将违反信任或与各国政府违反信任或协议的信息，减少政府与对手和盟友的外交政策的可信度。在某些情况下，如果违反“隐私法”等其他立法，则不应披露信息。虽然OIG支持豁免落入上述类别的记录，但缺乏这种明确削减的例子。
根据该命令第3.4(b)条，如果发布的文件预计会损害国家安全，机构负责人可以豁免自动解密特定信息。该命令规定了九项豁免。部门审查人员告诉我们，部门的豁免实际上总是分为九种类别中的三种，发布文件的预期是:(豁免#1)..透露情报来源、方法或活动(第6项豁免)…损害美国和外国政府之间的关系，或严重破坏外交活动，或(豁免#9)……违反法令、条约或国际协议。
根据CIA解密指南，涉及外国情报活动的记录必须提交给CIA进行解密。
在100万页涉及中央情报局的文件中，大约有一半是因为“受控美国来源”或其首字母缩写(CAS)包含在文件中;或者文件中包含一份路径单，提到了美国使团中的一个组织实体，该实体可能被解读为一个隐蔽的情报组织。据美国国务院历史咨询委员会(State Department Historical Advisory Committee)称，此类参考文献通常是无害的，也不属于机密。基于我们对“CAS”转诊样本的审查，OIG同意这一评估。在两个例子中，一份有关危地马拉的文件提到了一个“受控制的美国来源”，但中情局已经解密了有关该国秘密行动的信息。如果国务院和中央情报局同意这些参考资料不需要作为豁免的理由，那么国务院可以立即开始解密数以千计的额外文件，并显著减少在部门记录中搜索此类中央情报局参考资料所需的时间和成本;标志着文件;并安全地转发文件。
一些文件验证了与某些可能普遍理解但尚未正式承认的国家的军事关系。其他文件可能对某些外国政府或美国官员令人尴尬;其他人没有被释放，因为美国与某些国家之间存在历史协定，这些国家将被隐瞒50年或更长时间。该订单指出，在这种情况下，该部门应在释放文件之前与外国政府授予。OIG认识到可能存在敏感的文件，如果释放和广泛传播可能会对生活，情报来源和与其他国家的关系构成威胁，但我们发现了这个令人尖锐的例子。
大约80％的文件豁免涉及损害美国外交关系。该部门的审慎指导指出，这一豁免需要在审稿人的思考和判断中。Reasons for excluding documents from declassification include criticism of sitting monarchs and politicians, foreign government information, sensitive relations with third parties, storage of weapons of mass destruction, and almost every aspect of diplomatic relations with foreign powers that could prove embarrassing to either the U.S. Government or foreign governments. Department reviewers have exempted documents in accordance with the Department's declassification guidelines, yet OIG questions the need to continue the classification of these documents. The following documents may be perceived as embarrassing to U.S. or foreign officials yet we question that the release of the documents would be "damaging" to foreign relations and therefore do not meet the standard for exemption stated in the Order. The context of the exempt documents is as follows:
- 美国特使提到了王室成员。一份被豁免的文件引用了关于当时的胡安·卡洛斯王子继承西班牙王位的声明，因为他仍然是西班牙国王。
- 另一份文件讨论了美国大使馆在曼谷对泰国政府对东南亚条约组织（Seato）的承诺的评估。
- 有关大使馆马德里的紧急行动计划的文件被提及隐私/ FOIA原因。
- 出于政策考虑，与沙特王室相关的文件被豁免，以免冒犯沙特人的感情。
- 与塞浦路斯的希腊和土耳其之间未解决紧张局势相关的文件。
- 印度和巴基斯坦，并与两国政府的合作，美国的讨论。
- 讨论阿根廷与英国冲突中美国地位的文件。
- 提到侯赛因国王。
机构的评论
该部表示，该部的实体，如历史学家办公室和记录和出版事务人员一直在讨论解密问题，并试图加快这一进程。乐动冠军HAC也参与其中。国务院的回应还表明，中央情报局对来自国务院和公众对其解密工作的批评十分敏感，目前正在取得一定进展。调查小组认为，如果国务院高级管理层与中央情报局就如何促进某些文件的解密工作进行合作，就可以取得进一步和更实质性的进展。
美国国务院还质疑调查小组声明的准确性和公正性。该声明称，在涉及中央情报局的大约100万页文件中，大约有50万份基本上是无害的，可以解密。新闻部说，这一推测似乎更多地是基于传闻证据，而不是严格的分析。调查团的决定是50万，这只是一个估计，实际上可能比这个数字高或低。调查团支持这一结论的分析水平是适当的，而且是基于HAC根据自己的研究得出了同样的结论并向国务卿报告了这一事实。OIG对这一估计的认同是基于与目前17位解密者中的10位和CIA解密者的讨论。此外，OIG从1950年至1954年的随机豁免文件中发现，21份文件中有10份明确地提到了CIA，而且仅仅是因为提到了“CAS”。
关于建议3，国务院表示，促进对免于解密的文件进行解密的建议是“合理的”。
结论和建议
确定中情局股权的过程已经成为该部门解密人员的主要活动之一。根据国务院的数据，我们估计，在国务院审查人员尚未解密的文件中，约有70%被转交给了中央情报局。这些文件中大约有50%包含了CIA的首字母缩写，而这些缩写在很大程度上是无关紧要的。如果国务院被授权对有此类参考资料的文件进行解密，那么国务院可以加快其解密计划。这样的政策决定需要中央情报局的同意。
该部门对其历史记录中不到1%的人实施了豁免，这是一个值得称赞的记录。有许多合理的理由可以豁免文件，特别是涉及美国暗中或事先同意保护的外国政府信息的文件。然而，最常被援引的豁免类别是保护外交关系的行为。调查小组对该命令的解释是，为了平衡目前的外交关系和公开，新闻部通常应该选择解密文件，除非泄露信息会“认真且众所周知，美国与外国政府之间的关系，或认真且易于破坏美国的正在进行的外交活动。”[E.O.12958年,3.4秒。(b))
调查团认为，司法部免除了一些不符合法令规定的明确规定的标准的文件，即公布这些历史文件将严重损害当前的外交政策。类似地，OIG质疑豁免那些推断与外国政府有关系的文件，而这些文件已经通过非机密消息来源被美国政府所知。
建议：
我们建议该部的管理副部长
2.与高级CIA管理协调，以促进参考机构短语和首字母缩略词的文件的拒绝
3.重新评估该部的解密指南及其应用，以促进对敏感性有问题的文件的解密。
附录A.
解密豁免类别如果信息在发布时预期达到以下要求，则可免于自动解密:
1.泄露机密人员来源的身份，或泄露情报来源或方法的应用信息，或在未经授权泄露该来源将明显、明显损害美国国家安全利益的情况下泄露该来源的身份。
2.透露将有助于开发或使用大规模毁灭性武器的信息。
3.透露将损害美国的信息。科学系统或活动。
4.透露将损害美国武器系统内最新技术应用的信息。
5.公布仍然有效的美国军事作战计划。
6。透露将严重且显着地损害美国与外国政府关系的信息，或认真且易于破坏美国的持续外交活动。
7.披露的信息将明显损害美国政府官员保护总统，副总统和其他官员的能力，为国家安全的利益，保护服务的授权。
8.泄露会严重损害当前国家安全应急准备计划的信息。
9.违反法令、条约或国际协议。
附录B.
机构的评论美国国务院
负责行政事务的助理国务卿
华盛顿特区20520
备忘录
9月4日。1998到：OIG / SIO - 乔恩先生......
发件人:A -帕特里克·肯尼迪
主题:OIG关于解密国务院机密的报告草稿
我们很高兴地看到，调查小组已经承认，该部门一直在“以一种堪称典范的方式执行其系统的解密计划，并按计划在命令规定的最后期限内完成”(E.O. 12958)。然而，我们对报告中的三项主要建议存在问题:
1，美国商务部使用了补充外交人员，以减少部门对退休年金（WAE服务器）作为declassifiers依赖。
评论在过去四年中，我们曾多次尝试这条路线。结果并不令人满意。海外的FSOs没有在病房的任务，因此也没有旅行命令，他们愿意接受带着RPS的短期旅行任务去华盛顿，但在某些情况下，这只是一个诡计。大约20个未分配或超过补充的FSOs，无论是来自海外或已经在华盛顿，被安排在RPS地区的短期旅行，大多数都不认为这是职业生涯的提升。对大多数人来说，这是一种等待模式，他们花了很多时间游说，争取更好的工作，或为退休做准备。事实上,大多数被重新安排或决定退役后相对较短的时间里,虽然它通常需要两个月的在职培训评论家之前达到标准。由此产生的生产力远远小于预期在一个理想的世界,颠覆性的整体过程。
我们通常保留约200退休人员，分别由至少两局被清除，每个习惯与间隙和指导局官员密切合作的名册。我们建立这些资源，这样我们就可以立刻回答来自国会和其他调查来源征收我们同时处理关键信息自由法积压，强制性的，系统的审查工作，以及立法，授权期限为许多时间敏感的，关键的需求FRUS series (Foreign Relations of the U.S.) In the case of some special, high-priority projects dealing with Central America and Mexico, we virtually exhausted our base of retirees with area experience. In short, we need the flexibility provided by large numbers of qualified, experienced people in order to respond to shifting Department priorities and meanwhile satisfy the longer-term requirements. The OIG report did not focus on the totality of our declassification programs and examined only our systematic review process, the review of 25 year and older records required under the Executive Order.
然而，我们很高兴与人事局密切合作，以确定适合并真正致力于为期一年的解密审查任务的官员。承诺一年的全职工作是必要的。
2，主管司管理与CIA高级管理人员协调，以方便文档作为参考机构的短语和缩略词的解密。
评论当前位置RPS和其他部门实体，如历史学家办公室，几乎每天都直接或通过各种机构间小组与中央情报局进行接触，以解决解密问题，简化和加快进程。乐动冠军该部的历史咨询委员会(HAC)已深入参与其中。中央情报局对公众对其解密记录的批评越来越敏感，并取得了一些适度的进展。然而，如果要取得进一步的进展，我们自己对CIA的批评必须保持客观和公正。报告笼统地概括说，100万页与CIA有关的文件中有一半基本上是无害的，可以在发布时与国家中情局(State-CIA)就CIA缩写达成协议，这既不公平，也不准确。这种猜想似乎更多地是基于轶事证据，而不是严格的分析。
3.该部应重新评估其解密准则及其适用，以促进敏感性有问题的文件的解密。
评论：报告的例子是不合理的豁免的例子已经被压缩和简化以说明，并夸大其一致。遏制只有六个百分之一度的所有审查的文件是一个非凡的记录，该纪录在行政命令发布时，该部门没有人们预测。但是，报告的一切建议是一个合理的推荐。我们应该继续更新指导。在这方面，如果报告提到1998年3月，我们将更快乐，我们为用户提供了很好的收到的档案和总统图书馆，我们提供了新的准则（现在的授权机构），这应该加快速度所有解密过程。此外，这些准则使我们不会豁免豁免案件，以便将美国拯救免于尴尬，违反了OIG报告草案草案所作的索赔。
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